経費精算のデジタル化とは、電子マネーなどを利用して経費をデジタル払いで精算したり、領収書を電子化したりすることです。

給与デジタル払いの解禁や電子帳簿保存法の改正なども影響し、経費精算をデジタル払いする企業が増えていくと予想されます。

しかし、経費精算のデジタル化には注意点も存在するため、それらを把握したうえで導入を検討することが大切です。

そこで本記事では、下記の内容を解説します。

なお、給与デジタル払いの仕組みやメリットなどを先に確認しておきたい方は、下記の記事をご覧ください。

経費精算のデジタル化とは？給与デジタル払いとの関係性

経費精算のデジタル化とは、従来アナログ的におこなってきた経費精算の業務フローをデジタルツールやシステムを用いておこなうことです。

例えば、下記のような方法で経費精算をデジタル化できます。

2023年4月に給与デジタル払いが解禁され、電子マネーなどを利用した賃金の支払い制度がスタートしました。

これに伴い、送金サービスも多様化しています。政府がキャッシュレス化を推進している背景もあり、今後は経費精算のデジタル化を実施する企業が増えると予想されます。

経費精算をデジタル化する4つのメリット

実際に経費精算をデジタル化すると、下記のようなメリットを得られます。

それぞれ詳しくみていきましょう。

【メリット1】振込手数料を削減できる

銀行振込で経費精算する企業は多いですが、精算するたびに銀行振込手数料が発生しています。

しかし、電子マネーを用いた経費精算などで銀行口座を使うことなく経費支払いができると、銀行振込手数料の削減が可能です。

電子マネーなどを用いて経費支払いする場合でも手数料がかかることはありますが、一般的には銀行への振込手数料よりも低く設定されているため、コストカットできます。

なお、手数料はツールによって異なるので、手数料の詳細はサービス提供企業へ直接問い合わせてみてください。

【メリット2】小口現金の管理負担がなくなる

速やかに経費精算を実施する企業では、小口現金（手元に持っておく少額の現金のこと）で精算するケースもあるでしょう。しかし、小口現金での精算には下記の業務が必要です。

さらに、小口現金の盗難・紛失を防ぐためにセキュリティ面の管理も欠かせません。

一方で、経費精算をデジタル化すると企業は電子マネーなどで払い戻せるため、小口現金の管理は不要です。

また、出社して精算する必要がなくなるので在宅ワークの推進にも効果的です。

【メリット3】ペーパーレス化により作業を効率化できる

アナログ的な経費精算をおこなっている企業だと、経費精算書を使用するケースが多いです。

経費精算書の作成には「目的・金額・支払い日時を記載する」「領収書を貼り付ける」など、紙を使用した作業が存在します。

この作業の問題点は、精算までに多くの時間と工程が必要になることです。

一方で、経費精算をデジタル化すると紙での書類提出が不要になり、業務負荷が軽減されます。また、利用明細データを経費精算ソフトに取り込めるため、入力の手間を削減することも可能です。

領収書を写真で取り込み、そのまま承認申請まで一気におこなえるツールも存在します。

経費精算のデジタル化は、ペーパーレス化だけではなく作業の効率化、さらに精算までの時間を短縮できるなど、企業と従業員の双方にメリットがあります。

【メリット4】経理の属人化を防げる

そもそも、経理は特定の知識や経験が必要な部署なので、業務をおこなえる担当者が限られ属人化しやすい側面があります。

担当者が不在になると業務を実施できず、経費精算が滞りかねません。

しかし、デジタル化によって経費を精算する工程の可視化・効率化が実現すると、誰でも経費精算業務をおこなえるようになり、属人化を防ぎやすくなります。

経費精算をデジタル化した場合の流れ

ここで、経費精算をデジタル化した場合の流れを紹介します。

従来の経費精算と比較できるよう、下記の表にデジタル化する前とデジタル化した後の流れをまとめました。

このように、決済アプリなどを通じて経費精算をおこなうと、手続きを簡素化できます。経費支払いまでの時間を短縮でき、余った時間を他の業務に回すことも可能です。

経費精算をデジタル化する際の3つの注意点

メリットの多い経費精算のデジタル化ですが、下記のような注意点があることも理解しておかなければなりません。

ひとつずつ確認していきましょう。

【注意点1】システムを導入する場合費用がかかる

経費精算をデジタル化する際にシステムやツールを利用すると、導入費用がかかる場合があります。

なかには、導入費用を無料とする代わりに月額料金を必要とするサービスも存在します。

また、電子マネーを会計ソフトなどと連携する場合、システム改修や仕様変更にともなうコストが発生することも考慮しておかなければなりません。

導入費用や月額料金はサービス提供会社や利用する企業の規模にもよるため、気になるサービスがある方は直接問い合わせてみましょう。

【注意点2】従業員への説明が必要になる

システムやツールを利用した経費精算は、従来のアナログ的な経費精算からフローが変わることになります。混乱を防ぐためにも、経費精算をデジタル化する場合は事前に従業員へ細かく説明しましょう。

また、操作方法の難しいサービスやサポートの少ないサービスを選ぶと、従業員の使い勝手が悪くなってしまいます。

そのため、操作が簡単なサービスやトラブルが起きた際に素早いフォローをしてくれるサービスの利用がおすすめです。

【注意点3】社内ルールを整備する必要がある

経費精算をデジタル化すると、従来の精算方法と変わる部分が多いので、今までの社内ルールが当てはまらなくなります。

そのため、デジタル化をおこなう際に新しい社内ルールを整備しておく必要があります。

例えば、決済アプリなどを用いた経費精算をおこなう場合

などを決めておかなければなりません。

また、ルール策定時に考慮しなければらないのが、電子帳簿保存法との関係性です。

電子帳簿保存法が改正されたため、全事業者は2024年1月から「電子取引制度」への対応が必要になりました。

領収書などの電子取引データは、法律で定められた要件に沿って保存する必要があります。

また、経費精算のデジタル化が軌道に乗るまでは、人と時間のリソースが必要になることも理解しておきましょう。

給与デジタル払い解禁で経費精算のデジタル化はどうなる？

法改正がおこなわれ、2023年4月から給与デジタル払いが解禁されました。この解禁により、企業は◯◯Payといった決済アプリや電子マネーに給与を直接入金できます。

また、従業員は給与の入金後すぐに買い物をしたり個人間送金したりできるようになりました（※）。

※細かな機能は決済アプリや電子マネーの種類によって異なります

経費精算については、今回の法改正の対象ではありません。しかし、経費精算サービスを提供する企業などでは各種サービスと連携し、経費精算をデジタル払いできるよう準備を進める動きも出てきています。

加えて、政府がデジタル化を推進している背景もあるため、経費精算のデジタル払いも今後より普及することが予想されます。

なお、経費精算に電子マネーを導入する方法や、経費処理の方法を詳しく知りたい方は下記の記事をチェックしてみてください。

給与デジタル払いの解禁によって経費精算のデジタル化も進む

今回は、経費精算をデジタル化するメリットや注意点などを解説しました。ここで、これまでの内容をまとめます。

給与デジタル払いの解禁によって、電子マネーなどを用いた経費精算のデジタル化が進んでいくと予想されます。

経費精算のデジタル化は、企業だけでなく従業員にとってもメリットが多いため、積極的に導入してみてはいかがでしょうか。

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