電子マネーとは、電子化されたお金のことです。

キャッシュレス決済が普及している背景もあり、今後は経費精算をはじめとするビジネスシーンで電子マネーを活用する動きも広がることが予想されます。

そこで本記事では、

などを解説しますので、ぜひ最後までご一読ください。

なお、きらぼしテック株式会社では、給与前払いサービス「前給」とも連携できる電子マネー『ララPayプラス』を提供しています。

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電子マネーを用いた経費精算とは？経費処理のタイミングも紹介

はじめに、電子マネーを用いた経費精算の概要と経費処理のタイミングを解説します。仕訳例もあわせて紹介しますので、ぜひご参照ください。

電子マネーを用いた経費精算の概要

電子マネーを用いた経費精算とは、企業が電子マネーによる経費の支払いを認め、従業員からの申請に応じて経費処理をおこなうことです。

現金不要で身軽に決済できる利便性の高さや、政府がキャッシュレス化を推進している背景などもあり、電子マネーを活用する人が増えています。

そして電子帳簿保存法の改正により、保存要件を満たしたうえで電子データを保存できていれば、紙の領収書の保管が不要となりました。

電子マネーの普及や法改正などの影響により、今後は経費精算での電子マネー活用も増えていくことが予想されます。

なお、下記の記事では、電子マネーのメリット・デメリットを徹底解説していますので詳しく知りたい方はあわせてご参照ください。

【仕訳例付き】経費処理のタイミング

経費処理のタイミングは、電子マネーの支払い方式によって異なります。

「プリペイド方式（前払い）」「ポストペイ式（後払い）」での経費処理のタイミングを、詳しく見ていきましょう。

【種類1】プリペイド方式（前払い）の電子マネーの場合

プリペイド方式（前払い）は、あらかじめ電子マネーにチャージしておく仕組みになっています。そして、プリペイド方式の経費処理のタイミングは、電子マネーで経費対象のものを支払ったときです。

基本的に、電子マネーにチャージしただけでは経費の扱いにはなりません。なぜなら、たとえ電子マネーにチャージしたとしても、その後にチャージ分を何に使用するかはわからないからです。

■仕訳例

プリペイド方式の電子マネーの場合、勘定科目は「仮払金」「前払い金」「預け金」などさまざまなパターンが考えられます。実際にどの勘定科目を利用するかは、税理士などへご確認ください。

また、一度決めた勘定科目はあとから変えられない点にご注意ください。

下記に具体的な仕訳例を紹介します。

例）交通系ICカードに現金5,000円をチャージした場合

例）旅費交通費として、交通系ICカードで料金3,000円を支払った場合

前述したとおり、電子マネーに現金をチャージしただけでは経費の扱いにはなりません。そのため、一時的に「仮払金」の勘定科目で処理しています。

そして、チャージ分を実際に使用した場合は「仮払金」を貸方に計上して相殺する流れです。

【種類2】ポストペイ方式（後払い）の電子マネーの場合

ポストペイ方式（後払い）は、電子マネーで支払った分の金額が後日まとめて口座から引き落とされる仕組みです。その性質上、下記2つのタイミングで経費処理をおこなう必要があります。

■仕訳例

具体的な仕訳例は、下記のとおりです。

例）ETCカードで高速道路代（1,000円）を支払った場合

例）ETCカードに紐づけされた普通預金口座から代金が引き落とされたとき

ETCカードで高速道路代を支払ったタイミングでは、まだ普通預金口座から代金が引き落とされていないため「未払金」の勘定科目を使用しています。

そして、普通預金口座から代金が引き落とされたタイミングで「未払金」を支払った仕訳をおこなう流れです。

このように、ポストペイ方式（後払い）の電子マネーの場合は「電子マネーで支払いをしたタイミング」と「口座から引き落とされたタイミング」の2回、経費処理をおこないます。

電子マネーを用いた経費精算の4つのメリット

電子マネーを用いた経費精算のメリットとしてまず挙げられるのが、銀行振込手数料の削減です。

銀行振込で経費精算をおこなっている企業は多いですが、電子マネーでの経費精算に切り替えることで銀行振込手数料がかからなくなります（※）。

※ただし、電子マネーの種類によっては別途「入金するためのコスト」が発生する場合があります

電子マネーを用いた経費精算のメリットは、銀行振込手数料の削減だけではありません。本章では、その他のメリットを4つ紹介します。

【メリット1】現金管理のミス・手間を削減できる

経費精算をおこなう際に、小口現金を取り扱う企業は少なくありません。しかし、小口現金でやり取りする機会が多いほど、数え間違いや計算間違いなどのミスが生じやすくなります。

もし帳簿と小口現金の残高があわない場合、どこでズレが生じたのか精算内容を調べ直す必要があり、経理担当の手間も増えてしまいます。

また経理担当は、小口現金の残高や釣銭がなくならないよう、定期的に両替したり口座から引き出したりしなければなりません。

一方で、電子マネーはそもそもキャッシュレス決済であるため、現金を数える作業は不要です。また、計算も自動化されることから計算間違いのリスクも減らせます。

さらに、小口現金を扱う場合は盗難や紛失のリスクにも備える必要がありますが、経費精算に電子マネーを用いることで、盗難・紛失のプレッシャーがかからなくなる点もメリットです。

【メリット2】経理業務の負担が少なくなる

2つ目のメリットは、申請書の作成・管理・担当者の押印など「従来の経費精算にかかっていた業務の負担」を少なくできることです。

また、使用日時や場所・金額などを電子マネーの利用履歴で確認できるので、領収書紛失などの管理ミスがあっても対応しやすくなります。

さらに、データを会計ソフトと連動できると入力の手間も少なくなります。

領収書がなくても経費精算が可能になる

2022年に電子帳簿保存法が改正され、電子的にやり取りした取引情報をデータ保存する際の保存要件が緩和されました。

一定の要件を満たすと、電子マネーの利用明細データを領収書の代わりとして扱えます。つまり、領収書がなくても経費精算が可能になるのです。

領収書のデータ保存ができることで、ペーパーレス化の促進にもつながります。

なお、電子マネーで経費を支払ったときに領収書が発行されるかどうかは、電子マネーの種類によって異なります。

一般的に、プリペイド方式の電子マネーの場合は、決済したタイミングで領収書を発行できるケースが多いです。

一方で、ポストペイ方式の場合、決済したタイミングでは領収書が発行されないケースもあるので注意が必要です。

経費精算に電子マネーを用いる場合、領収書が発行されるタイミングを事前に確認しておきましょう。

【メリット3】従業員が現金を持ち歩かなくて済む

電子マネーでの経費精算が可能になると、従業員は経費の支払いのために現金を持ち歩く必要がなくなります。

業務中に現金を持ち歩いていると盗難や紛失のリスクがありますが、経費精算をキャッシュレス化することで盗難・紛失のリスクも避けられる点もメリットです。

【メリット4】属人化を防げる

そもそも経理業務は特定の人物のみで回している企業も多く、属人化しやすい傾向があります。属人化していると、体調不良や急な欠勤があった際に「担当者がいなくて業務が進まない」といった事態に陥りかねません。

経費精算をキャッシュレス化することで、属人的な傾向のある経理業務を可視化できます。

また、キャッシュレス化を促進し、ミスや手間を削減できると経理業務を担当できる社員の幅も広がるでしょう。担当できる社員が増えれば、属人化を防ぎやすくなります。

【4ステップ】経費精算に電子マネーを導入する流れ

経費精算に電子マネーを導入する流れは、下記の4ステップです。

ステップに沿って準備を進めると、電子マネーでの経費精算をスムーズに導入しやすくなります。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

【ステップ1】電子マネーをどれにするか決める

まずは、どの電子マネーでの経費精算を対象とするのか決めましょう。自社の会計ソフトと連動させる場合、会計ソフトと電子マネーとの相性もチェックが必要です。

また、すべての従業員が同じ電子マネーを使っているとは限らないので、複数の選択肢を持たせることも検討すると良いでしょう。

さらに「電子マネーと小口精算のどちらも利用できるかどうか」も、早い段階で決めておくのがおすすめです。

従来の小口精算に電子マネーでの経費精算を追加するのか、完全に切り替えるのかで、今後準備する内容も変わってきます。

従業員を混乱させないためにも、早い段階で決めておきましょう。

【ステップ2】必要に応じてシステム改修や仕様変更をおこなう

電子マネーを会計ソフトなどと連携する場合には、システム改修や仕様変更が必要になることもあります。

そのため、「自社の会計ソフトではどのような対応が必要か」を事前に確認しておきましょう。

また、システム改修や仕様変更が必要になる場合、コストがかかることも考慮しておかなければなりません。

【ステップ3】就業規則を改正する

電子マネーでの経費精算を導入する際は、就業規則の改正も必要です。具体的には、就業規則にある経費精算の記載内容を改正し、電子マネーでの支払いを追加します。

このとき、電子マネーのみを採用するのか、引き続き小口精算も可能なのかも明記しておくと、従業員が迷わなくて済みます。

【ステップ4】従業員へ周知する

電子マネーでの経費精算は、当然ながら従来の小口精算と流れが異なります。そのため、電子マネーを用いた経費精算を導入することを従業員へ事前に周知しておく必要があります。

また、すべての従業員が電子マネーの操作に慣れているとは限りません。不安がある人には使い方を十分に説明するなど、従業員へのサポートも必要になることを覚えておきましょう。

経費精算に電子マネーを用いる際の3つの注意点

最後に、電子マネーでの経費精算で押さえるべき3つの注意点をお伝えします。

それぞれの内容を把握して、従業員への説明の際に活かしてください。

【注意点1】電子帳簿保存法に沿って対応する

電子帳簿保存法の改正により、2024年1月から全事業者が「電子取引制度」へ対応しなければなりません。

電子マネーで経費精算を実施した際は、法律で定められた保存要件に沿った対応が求められます。

具体的には、電子マネーの利用履歴をデータ保存しておくなどの経理処理が必要です。保存データは税務調査時の資料にもなるため、しっかりと保管しておく必要があります。

【注意点2】都度計上かまとめて計上かを決めておく

前述したとおり、経費処理のタイミングは電子マネーが「プリペイド方式」か「ポストペイ方式」かによって異なります。

このうち、ポストペイ方式では「電子マネーで経費対象のものを支払ったとき」と「口座からまとめて利用金額が引き落とされるとき」に都度計上しなければなりません。

一方で、プリペイド方式の場合、都度計上かまとめて計上かを選ぶことができます。

電子マネーを頻繁に利用する場合、都度計上すると経費処理に手間と時間がかかって負担が大きくなってしまいます。そのため、頻繁に利用する場合は決算時にまとめて経費処理するのがおすすめです。

いずれにしても、プリペイド方式の場合は、間違いが起きないように「都度計上」か「まとめて計上」かを決めておくようにしましょう。

【注意点3】プライベートの利用分と混同させない

3つ目は、プライベートの利用分と仕事用の利用分を混同させないことです。

同じ電子マネーを仕事用にもプライベート用にも利用していると、どの利用分が経費に該当するのか確認が必要になり煩雑さが増します。

そのため、電子マネーは仕事用・プライベート用で別々に所有するのが望ましいです。

電子マネーを用いた経費精算は企業・従業員ともにメリットがある

今回は、電子マネーを用いた経費精算の概要からメリット・注意点まで解説しました。ここで、これまでの内容をまとめます。

電子マネーを用いた経費精算を導入する場合、企業側には事前準備が必要です。

ただし長期的な視点でみると、現金管理の手間を削減できたり経理担当の属人化を防げたりと、準備をしてでも電子マネーでの経費精算を導入するメリットはあります。

企業・従業員ともにメリットがある電子マネーでの経費精算を、ぜひ導入してみてはいかがでしょうか。

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