キャッシュレスとは、現金を使わずに支払いを済ませる決済方法のことです。

今後は経費精算をはじめとする企業と従業員のお金のやり取りでも、キャッシュレスが普及することが予想されます。

そこで本記事では、

などをまとめて解説しますので、ぜひ最後までご一読ください。

なお、きらぼしテック株式会社では、給与前払いサービス「前給」とも連携できるデジタルウォレット『ララPayプラス』を提供しています。

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経費精算のキャッシュレス化が必要な3つの理由

今後、経費精算にキャッシュレス化が必要とされる主な理由は下記の3つです。

それぞれ、詳しくみていきましょう。

【理由1】リモートワークの普及

前提として、経費精算を小口現金でおこなっている場合には、申請書の作成や受け取りのために出社が必要になります。

立替金を受け取る側は、受け取るタイミングで出社が必要です。また経理担当は、社員ごとに精算するタイミングで出社しなければならず、負担が大きくなります。

一方で、経費精算をキャッシュレス化すると、申請やお金のやり取りなどもリモートワーク下で実現できます。

経理担当が出社する頻度を減らせるため、リモートワークの普及に効果的です。

【理由2】電子帳簿保存法の改正

2022年に電子帳簿保存法が改正され、電子的なやり取りの取引情報をデータ保存する要件が緩和されました。

この法改正により、一定の保存要件を満たすとキャッシュレス決済の利用明細データを領収書の代わりに使えるようになります。

つまり、領収書の紙での保存が不要になるということです。そのため、電子データでの保存に切り替えると、領収書紛失のリスクがなくなります。

【理由3】政府のキャッシュレス化推進

政府はキャッシュレスの普及を推進しており、「2025年6月までにキャッシュレス決済比率を倍増し、4割程度とすることを目指す」と発表しています。

参考：キャッシュレス決済の普及に向けた 取組について

政府がキャッシュレス普及を推進する主な理由は、下記の3つです。

さらに、2023年4月には給与デジタル払いも解禁されました。

今後は、業務のなかでキャッシュレスを活用する機会も増え、従業員からもキャッシュレスを望む声が上がることが予想されます。

実際に、経費精算のキャッシュレス化を導入して、従業員の利便性向上や業務効率化につなげた事例は多く存在します。

経費精算のキャッシュレス化は「積極的にキャッシュレスに取り組む企業」として、企業PRにも効果的です。

なお、下記の記事で経費精算をデジタル化するメリットや、給与デジタル払いとの関係性を解説していますので、詳しく知りたい方はご覧ください。

小口現金で経費精算をおこなう場合の課題

小口現金での経費精算は、下記の課題が生じやすいのが特徴です。

経理担当者は、申請書の記載漏れや計算ミスがないかなど細かくチェックしなければならず、修正が必要になった場合は余計に時間がかかってしまいます。

また、アナログ的な経費精算の場合は「申請書」や「領収書」の紛失にも注意しなければなりません。

経費精算する本人が紛失する場合もありますが、それ以外にも紛失の可能性があります。例えば、申請書は経理担当者のほかに上長の確認が必要なケースも多く、書類の回覧の過程で紛失する恐れもあるのです。

経費精算をキャッシュレス化すると、このような「小口現金で経費精算をおこなう場合の課題」を解決できます。

経費精算をキャッシュレス化する5つのメリット

経費精算をキャッシュレス化するメリットは、主に下記の5つです。

小口精算に課題を感じている方は特に、キャッシュレス化する効果を強く実感するはずです。

それぞれ詳しくみていきましょう。

【メリット1】小口現金の管理業務を削減できる

前提として、小口現金を管理する際は帳簿と残高の照合作業が必要です。

また、適切な金額を手元に置いておくために、定期的に銀行へ出向いて出金する必要があります。現金を取り扱うので、盗難のリスクにも備えておかなければなりません。

一方で、経費精算をキャッシュレス化すると、手元に現金を置いておく必要はなくなり、盗難の心配も不要です。加えて、帳簿記入や残高の照合作業から解放されます。

申請書類の回覧にかかる時間を削減できることから、従業員が早いタイミングで立て替えた分の金額を受け取れる点もメリットです。

【メリット2】人的ミスを削減できる

経費精算をキャッシュレス化すると紙の用紙での申請を廃止できるため、記載漏れや書き間違いなどの人的ミスを削減できます。

また、経費精算の申請書類を提出する手間や領収書紛失のリスクもありません。

自社の会計ソフトと電子マネーなどを連携すれば、経費の利用明細データを直接会計ソフトに取り込むことも可能です。

この連携により、帳簿の計算や仕訳の自動化も可能となり、計算間違いや仕訳ミスも削減できます。

【メリット3】経費精算のための通勤時間を削減できる

テレワークが普及している会社の場合、「経費精算のための出社」が必要なくなると通勤時間をさらに削減できます。

別の業務による定期的な通勤の必要はあっても、経費精算のためだけに出社する必要がなくなるので、空いた時間で別の業務を進めたりプライベート時間に宛てたりすることが可能です。

【メリット4】コスト削減につながる

4つ目のメリットは、経費精算のキャッシュレス化により、あらゆるコストを削減できることです。下記に具体例を紹介します。

前提として、銀行振り込みで経費支払いをする場合には「銀行振込手数料」が必要です。経費精算の頻度が高いほど、手数料の負担は増えてしまいます。

一方で、電子マネーで支払うなど銀行口座を使わずに経費支払いすることで、銀行振込手数料の削減が可能です。

また、法人用クレジットカードなどで経費対象の物品を購入すると、ポイントを貯められます。貯まったポイントを使用して別の物品を購入すれば、経費の節約にもつながります。

【メリット5】属人化を防止できる

経理業務は、特定の人物のみで運用している企業も多く、属人化が起こりやすい業務です。属人化していると、担当者が病気や休暇などの際に経費精算業務が進まなくなります。

過去には、特定の人物だけに管理を任せていた結果、小口現金を着服される事件も発生しました。

一方、経費精算をキャッシュレス化することで、小口現金の管理など複雑な業務が少なくなる分、経理業務を可視化して属人化を防ぐことが可能です。

キャッシュレス化が進み、ミスや手間が削減できると、経理業務を担当できる人材の幅も広がります。

経費精算をキャッシュレス化する際の注意点

経費精算のキャッシュレス化はメリットが多いですが、導入時は下記の点に注意が必要です。

社内での運用ルールを決めたうえで、就業規則も改正するようにしましょう。

いきなりキャッシュレスを導入すると混乱を招きやすいので、移行期間を設けて従業員に浸透してから本格導入するのもおすすめです。

法人用カードで私的利用される恐れもあるため、

などの不正対策に取り組むことも検討しましょう。

また、ポイント還元時の会計処理を間違えないようにしなければなりません。具体的には、QRコード決済やクレジットカード決済などでポイントが還元された場合は「雑収入」として扱うようにしましょう。

経費精算をキャッシュレス化する2つの方法

最後に、企業が経費精算をキャッシュレス化する方法を2つ紹介します。

「従業員はどちらの使用に慣れているか」なども考慮して、自社に適した方法をお選びください。

【方法1】電子マネーを活用する

今では、コンビニでの買い物や自動販売機での利用など、日常生活のなかで電子マネーを使う人もよく見かけるようになりました。

そして、この電子マネーを「経費の支払い手段」として活用する企業が増えています。

これまで小口現金を管理して精算していた企業が、経費の電子マネー払いに切り替えることで、下記のようなメリットを得られます。

なお、経費精算に電子マネーを導入する方法や、経費処理の方法を詳しく知りたい方は下記の記事をチェックしてみてください。

【方法2】法人向けクレジットカード・プリペイドカードを活用する

2つ目は、法人向けのクレジットカードやプリペイドカードを活用する方法です。

法人向けのクレジットカードは、複数枚発行することもできます。

社員に貸与して、法人向けクレジットカードで経費対象の物品を購入してもらう流れにすれば、従業員は現金を用意する必要がありません。

つまり、経費立替が不要になるので従業員の負担も少なくなります。

また、法人用プリペイドカードを活用する方法もあります。プリペイドカードは事前審査が易しく、限度額設定もできる点が特徴です。

下記にクレジットカードとプリペイドカードの違いをまとめましたので、どちらが自社に合うかの判断にお役立てください。

経費精算のキャッシュレス化を進めよう

今回は、経費精算のキャッシュレス化が必要な理由や導入メリット・導入方法などをお伝えしました。

ここで、これまでの内容をまとめます。

経費精算をキャッシュレス化することで、従業員の利便性が高まったり経理担当の負担を削減できたりと、多くのメリットを得られます。

ぜひ経費精算のキャッシュレス化を進めてみてはいかがでしょうか。

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