経費精算アプリには、経費精算業務を効率化できるさまざまな機能が搭載されています。

経費精算の申請や支払いなどをアプリ上で実施できるため、テレワーク化やペーパーレス化を進めたい企業にもおすすめです。

しかし、経費精算アプリには事前に押さえておくべき注意点も存在するため、それらを踏まえたうえで導入を検討することが大切です。

そこで本記事では、下記の内容を解説します。

経費精算アプリのメリットを今すぐ知りたい方は、下記をクリックしてください。

＞＞＞経費精算アプリの7つのメリット＜＜＜

経費精算アプリとは？主な機能も紹介

経費精算アプリとは、下記に示すような「経費精算に関連する業務」をおこなえるアプリのことです。

主に、iOSやAndroid向けのアプリを指しており、次に説明するような機能が備わっています。

なお、ここで紹介した機能はあくまで代表的なものであり、各アプリにはそれぞれ異なる機能が搭載されています。

詳細は、各アプリの公式サイトや営業資料でご確認ください。

経費精算の課題

経費精算アプリのメリット・デメリットを確認する前に、まずは経費精算の課題をおさらいしましょう。経費精算には、下記のような課題があります。

経費精算を担う経理部門は煩雑な業務が多いにも関わらず、慢性的な人手不足に陥っている企業も少なくありません。

さらに、多くの従業員を抱える企業では、従業員ごとに提出される経費精算申請書のチェックや差し戻しの連絡など、経費精算に伴う業務が増えてしまいがちです。

従業員のなかには、申請書の書き方などが分からない方や通常業務に追われて申請を忘れてしまう方もいるため、そのフォローもしなければなりません。

このように、さまざまな課題を抱える経費精算業務ですが、経費精算アプリの普及であらゆる問題を解決できるようになりました。

経費精算アプリの7つのメリット

本章では、経費精算アプリの導入で得られるメリットを7つ紹介します。

さっそく見ていきましょう。

【メリット1】承認作業がスピーディーにできる

経費精算アプリを導入すると、承認作業にかかる時間を大幅にカットできます。前提として、経費精算をする際は下記のようなやり取りが必要です。

従来の経費精算には多くの工程があり、承認までに時間がかかっていました。しかし、経費精算アプリを利用すると、申請書の記入や記入漏れがないかなどの確認が不要になります。

また、「社内規定から外れている申請を省く機能」のあるアプリを選ぶことで、より承認作業がスムーズにおこなえます。

さらに、経費申請を通知するアプリを利用することで承認作業の見落としも防止でき、担当者の精神的負担を軽減できる点もメリットです。

【メリット2】書類の保管が不要でペーパーレス化ができる

従来、経費精算業務は「領収書」や「申請書」など多くの紙の書類が必要でした。しかし、経費精算アプリを利用するとデジタルで管理できるためペーパーレス化が進みます。

また、経費精算で使用した書類は保管も必要です。紛失などを避けるため管理方法も工夫しなければならず、多くの管理コストがかかっていました。

一方で、経費精算アプリの場合、全てをデジタルで管理できるため紙の書類は不要です。書類を印刷・管理する業務も減るなど、ペーパーレス化を一気に進めやすくなります。

【メリット3】社外でも申請できる

経費精算アプリの大きなメリットは、スマートフォンやタブレットなどの端末があれば、社外でも申請できる点です。

今までは、申請書類を書いて社内で経費申請していた従業員も、経費精算アプリであればどんな場所でも申請できます。

また、外出先の手が空いたタイミングで申請できるため、申請忘れを防げたり利便性が高まったりする点もメリットです。

【メリット4】不正な申請や人為的なミスを防げる

交通系ICカードを読み取る機能やOCR機能を搭載しているアプリでは、不正申請や人為的なミスを予防できます。

経費精算アプリのなかには、交通系ICカードをアプリにかざすだけで精算分を読み込む機能を搭載しているものもあり、交通機関を利用した際の申請ミスを防ぐのに役立ちます。

定期区間の設定などができるアプリもあるので、不正請求が起こりにくくなる点もポイントです。

また、領収書などを写真撮影して読み取る機能（OCR機能）のあるアプリでは、領収書の改ざんを防ぐこともでき、人為的なミスの防止にも効果的です。

【メリット5】法改正にもすぐに対応できる

そもそも各種法律の改正がおこなわれた場合、新たな制度へ正しく対応するために業務内容をアップデートしなければなりません。

システムの変更が必要になる場合もあり、自社での対応は負担が大きくなりがちです。

しかし、経費精算アプリのなかには、法改正にあわせて機能を自動アップデートしてくれるものが多く存在します。

そのため、法律関係の動向を自社でチェックしなくても、アプリを利用することですぐに法改正に対応しやすくなります。

また、2023年4月には労働基準法が改正され、給与デジタル払いも解禁となりました。

給与デジタル払いの普及に伴い、経費精算をデジタルで支払う企業が増えることも予想されます。

そこで当サイトでは、給与デジタル払いで企業がやるべきことをまとめた資料を作成しました。無料でダウンロードできますので、ご興味のある方は下記のボタンをクリックのうえお気軽にご活用ください！

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【メリット6】写真撮影だけで領収書を自動入力できる

OCR機能（画像データのテキスト部分を認識し文字データに変換する機能）のあるアプリを利用すると、領収書を撮影するだけで自動入力が可能です。

外出先で写真撮影をしてすぐに申請できるため、申請忘れも減ります。その際に、電子帳簿保存法に対応しているものを利用すると、法を遵守しながら申請作業の効率化が可能です。

【メリット7】ICカードの読み取り機能で交通費を自動集計できる

SuicaやPASMOなどの交通系ICカード対応のアプリを利用すると、頻度の高い交通費精算にかかる負担を軽減できます。

特に、通勤費を支払っている場合によくあるのは、交通費の申請の際に定期区間分を申請してしまうミスです。

しかし、定期区間分を控除できる機能があるアプリでは、定期区間分を初めに設定しておけるため、間違って申請するなどのミスを防げます。

経費精算アプリの4つのデメリット・注意点

ここからは、経費精算アプリのデメリットや注意点を紹介します。

デメリットも理解したうえで、経費精算アプリの導入を検討してみてください。

【デメリット1】従業員に対するフォローが必要になる

経費精算アプリを導入する際は、従業員に対して使用方法などの説明をおこなう必要があります。また、経費申請業務に関するトラブルがあった場合、従業員のフォローをしなければなりません。

導入時に起こりやすいトラブルを防ぐためにも、導入前後のサポートが手厚いアプリを選ぶのがおすすめです。

例えば、下記のようなサポートがあるアプリです。

導入後のサポートがあると従業員への説明もしやすく、フォローの負担が少なくなります。

【デメリット2】情報漏洩のリスクがある

手軽に外に持ち出せる端末には、常に情報漏洩のリスクがあります。スマートフォンを落としたり入力情報を盗み見られたりと、さまざまな状況を想定しておかなければなりません。

また、クラウド上で管理されている経費精算アプリなどは、不正アクセスによる情報漏洩の危険性があります。

利用するアプリのセキュリティ対策は、導入前に確認するようにしましょう。確認方法は、提供企業のセキュリティポリシーを見たり、企業側に問い合わせてみるのがおすすめです。

【デメリット3】領収書の読み取り精度が低いおそれがある

アプリの種類によっては、領収書やICカードの読み取り精度が低い場合があります。

また、領収書にシワができていたり、汚れなどがついている場合も領収書をうまく読み取れないことがあり、その場合は手動での入力が必要です。

手入力が頻繁に必要になるような場合は、入力代行サービスを提供している企業のアプリを利用するのもおすすめです。

などを事前に確認しておきましょう。

【デメリット4】利用できる機能が制限されている場合がある

無料の経費精算アプリの場合、有料のアプリと比べて利用できる機能が少ないことがあります。

また、有料版の体験期間として無料でアプリを使う場合、体験期間が終了すると利用できなくなる機能があります。

事前にどのような機能が利用できるのかを確認し、その機能は無料版でも使えるかなども一緒に確認しておきましょう。

自社にあう経費精算アプリを導入しよう

この記事では、経費精算アプリの概要や導入メリットなどをお伝えしました。ここでもう一度、経費精算アプリのメリットを確認しましょう。

業務効率化やペーパーレス化などを実現させたい方は、ぜひ経費精算アプリを導入してみてはいかがでしょうか。

なお、給与デジタル払いも解禁となり、経費精算をデジタルで支払う企業が増えると予想されるなか、きらぼしテックの『ララPayプラス』では新たに経費精算サービスを追加する予定です。

『ララPayプラス』は、給与前払いサービス「前給」と連携できるデジタルウォレットで、個人間送金やQUICPay™（クイックペイ）加盟店での非接触決済など幅広い活用ができます。

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さらに、当サイトでは経費精算に関する情報を多く発信していますので、あわせてチェックしてみてください。

▼経費精算をデジタル化するメリットを知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

▼電子マネーで経費精算をする4つのメリットは、こちらの記事にまとめています。

▼次の記事では、経費精算のキャッシュレス化が必要な理由を具体的に解説しています。